Déposer et retrouver vos fichiers

Vos documents ne vivent pas à côté de vos données, ils en font partie. Un contrat est rattaché au dossier qu'il concerne, et il se retrouve depuis ce dossier comme depuis la recherche.

Deux façons de déposer

Depuis une fiche. L'onglet documents d'une fiche porte tout ce qui la concerne. C'est le geste courant : vous êtes dans le dossier, vous y ajoutez la pièce.

Depuis le drive. Vous déposez d'abord, vous rattachez ensuite. Utile quand vous récupérez un lot de pièces avant de savoir à quel dossier chacune appartient.

Un document, plusieurs fichiers

Un document n'est pas toujours un fichier unique. Une pièce d'identité a un recto et un verso ; un contrat a son original signé et ses annexes.

Un document accumule ses fichiers. Vous déposez le recto, puis le verso, puis l'avenant : ils restent réunis sous le même document plutôt que de partir chacun de leur côté sans rapport apparent.

C'est aussi ce qui permet à vos agents de s'y retrouver : ils raisonnent sur un document complet, pas sur une poignée de fichiers dont ils devraient deviner le lien.

Ce que la plateforme lit

Un document déposé n'est pas un bloc opaque : son contenu peut être extrait par lecture optique, et un agent peut alors s'en servir dans une conversation.

En revanche ce texte n'entre pas dans l'index de recherche. Chercher une phrase contenue dans un PDF ne le fera pas remonter.

Limites à connaître

Les fichiers sont contrôlés à l'envoi, sur leur type réel et non sur leur extension. Un .pdf qui n'en est pas un est refusé.

Les envois sont plafonnés en nombre et en taille, et la cadence d'envoi est limitée. Un import massif passe par l'import en lot plutôt que par des dépôts un par un.