Pour classer automatiquement les pièces justificatives reçues par email, Standards rattache chaque message à la fiche du client qui porte l'adresse de l'expéditeur. Un agent, lancé par une routine à l'heure que vous fixez, enregistre ensuite les pièces jointes, les dépose dans le bon emplacement de la fiche et note leur type et leur date de validité.
Classer les pièces justificatives clients reçues par email
Classer automatiquement les pièces justificatives reçues par email d'un client : les ranger sur sa fiche, noter leur validité, suivre celles qui expirent.
L'équipe Standards
En bref
Ce que Standards fait seul, et ce qu'un agent doit faire
Standards ne fait pas tout le classement dès l'arrivée du message : une partie est automatique, une autre demande un agent que vous configurez et la vérification finale reste chez vous. Le tableau sépare les trois, tel que le produit fonctionne en octobre 2026.
Étape | Qui la fait | Quand |
|---|---|---|
Rattacher l'email à la fiche contact ou entreprise | Standards, par les adresses de l'expéditeur et des destinataires | dès que la fiche porte l'adresse, y compris pour les emails déjà reçus |
Ranger l'email dans une catégorie (Direct, Transactionnel, vos catégories) | Standards | à l'arrivée de chaque nouveau message |
Enregistrer les pièces jointes et les déposer sur la fiche | un agent, dans une routine | à l'heure que vous fixez |
Lire la pièce et noter son type et sa date de validité | le même agent | dans la même exécution |
Contrôler une pièce douteuse, demander une pièce manquante | vous | quand l'agent vous le signale |
Le tri des emails lit le nom et le type des pièces jointes, jamais leur contenu (catégories d'emails). C'est l'agent qui ouvre la pièce et décide où elle va.
Préparer la fiche client : un emplacement par pièce attendue
Avant de confier le classement à un agent, Standards a besoin de savoir où chaque pièce doit atterrir sur la fiche du client. Vous déclarez une seule fois, pour toutes vos fiches client, un emplacement de documents par pièce attendue : pour un conseiller en patrimoine, pièce d'identité, justificatif de domicile de moins de trois mois, RIB et dernier avis d'imposition. Chaque emplacement peut être obligatoire, n'accepter que des PDF et des images, plafonner la taille d'un fichier et porter les propriétés que vous choisissez, comme le type de pièce et sa date de validité. Ces propriétés s'enregistrent sur chaque fichier déposé, et la fiche du client garde les siennes. Sans cet emplacement, l'agent ne peut que déposer le fichier en vrac dans le drive de la fiche, où il reste trouvable par son nom mais sans date ni type. La documentation des documents de fiche montre la déclaration complète.
Comment l'agent range une pièce reçue par email
Dans Standards, un agent range les pièces reçues par email au cours d'une routine programmée, toutes les heures ou chaque matin, avec la lecture de votre boîte Gmail accordée à la routine. Il ne réagit pas à l'arrivée du message : les routines démarrent sur un horaire, sur une fiche créée, modifiée ou supprimée, sur un formulaire, sur un webhook ou sur un évènement GitHub ou Slack (agents et routines).
Vous accordez à la routine la lecture de votre boîte Gmail, choisissez son horaire et écrivez ses consignes : quelles pièces chercher, dans quel emplacement les déposer, quoi noter.
L'agent cherche les emails récents qui portent une pièce jointe et retrouve, par l'adresse de l'expéditeur, la fiche client à laquelle chacun est rattaché.
L'agent enregistre les pièces jointes dans Standards et les lit : un PDF par reconnaissance de texte, une image telle quelle. Une fois déposé sur la fiche, un PDF ou une image a aussi son texte extrait (fichiers et documents).
L'agent dépose la pièce dans l'emplacement prévu de la fiche, avec son type et sa date de validité.
Vous recevez une notification si l'exécution échoue, et vous reprenez à la main ce que l'agent a laissé de côté.
L'agent agit avec vos droits et jamais au-delà : il ne voit que les fiches et les emails que vous voyez (droits d'une exécution). Dans une routine, il range sans vous demander ; une suppression ou un email envoyé à un client attend toujours votre accord.
Exemple : la tournée du matin d'un cabinet de conseil en patrimoine
Prenons un cabinet fictif de douze personnes. Un conseiller y reçoit chaque semaine des dizaines de pièces de ses clients, souvent trois dans un seul email, dont une photo prise au téléphone. Dans Standards, sa routine tourne à huit heures. Elle trouve l'email d'une cliente, rattaché à sa fiche parce que l'adresse correspond. Le message porte trois pièces jointes : un passeport en PDF, une facture d'électricité en photo et un document Word. L'agent enregistre les trois fichiers, lit le passeport, le dépose dans « Pièce d'identité » avec le type « Passeport » et sa date de fin de validité, puis range la facture dans « Justificatif de domicile » avec la date de la facture. Standards n'extrait pas de texte du document Word, et le cabinet a retiré de sa routine l'outil sandbox, l'espace de travail où l'agent ouvre et convertit un fichier. L'agent dépose donc ce document dans le drive de la fiche et le signale dans son compte rendu. Le conseiller ouvre la conversation de la routine, voit les trois lignes et ne reprend que le fichier Word.
Retrouver les pièces qui arrivent à échéance
Dans Standards, une vue filtrée sur la date de validité des pièces liste les clients dont un document arrive à échéance (filtrer sur une propriété). Elle montre par exemple les clients dont le justificatif de domicile a plus de trois mois, ou dont la pièce d'identité expire ce trimestre. Cela marche parce que l'agent enregistre la date sur chaque pièce au moment où il la dépose.
Cette vue devient la liste des relances. Si la routine a aussi le droit d'envoyer depuis votre boîte, l'agent prépare le brouillon de l'email de demande, que vous relisez. Son envoi demande toujours votre accord, et la carte affiche le destinataire, les pièces jointes et le texte qui partira. Pour un cabinet soumis à des contrôles de conformité, la différence se voit le jour de l'audit : la date de chaque pièce se lit sur la fiche au lieu de se chercher dans une boîte mail.
Les pages par métier décrivent les fiches et les pièces propres aux cabinets de conseil et de courtage ; les autres guides sont sur le blog des guides Standards.
Questions fréquentes
Avant de changer d'outil.
Non, pas aujourd'hui. Dans Standards, l'arrivée d'un email ne déclenche aucune routine : les déclencheurs sont un horaire, une fiche créée, modifiée ou supprimée, un formulaire, un webhook ou un évènement GitHub ou Slack. Le classement tourne donc à l'heure que vous fixez, par exemple chaque heure, ou quand vous le demandez à l'assistant depuis la fiche du client.
L'agent de Standards lit un PDF par reconnaissance de texte et voit une image telle quelle. Déposés sur la fiche, ils ont aussi leur texte extrait ; les fichiers texte, CSV, Markdown et HTML se lisent directement (texte extrait d'un document). Un document Word, un message Outlook joint ou une archive zip n'a pas de texte extractible : sans l'outil sandbox, l'agent le dépose sans date de validité. Standards n'a pas mesuré la précision de lecture sur des scans très dégradés.
Non, pas dans une routine : un agent Standards lancé par une routine enregistre la pièce et met à jour la fiche sans vous demander. Une suppression ou un email envoyé à un client vous est toujours soumis avant de partir, sur une carte qui montre le destinataire, les pièces jointes et le texte. Pour valider chaque écriture, demandez le classement à l'assistant depuis la fiche du client, en mode Manuel.
L'email reste sans fiche, et l'agent ne sait pas à quel client appartient la pièce. Standards rattache un email aux fiches dont une adresse correspond à celle de l'expéditeur ou d'un destinataire. Ajoutez cette adresse au contact : ses emails, ceux déjà reçus compris, se rattachent alors à sa fiche. La prochaine exécution de la routine range les pièces des emails récents ; pour un email ancien, demandez le classement à l'assistant depuis la fiche.
Oui, vers des services d'IA. Un PDF ou une image déposés sur la fiche passent par un service de reconnaissance de texte, et l'image lue par l'agent part au modèle de l'agent. Le tri des emails envoie le message, son objet, l'expéditeur, le nom des pièces jointes et le titre des fiches liées, jamais le contenu des pièces (ce que le tri envoie). La recherche par le sens indexe le texte des emails chez un service d'IA (où tourne Standards).
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Voyez la tournée de classement sur une fiche d'exemple
Au premier entretien, nous vous montrons la routine de classement sur une fiche client d'exemple.