Champs calculés et agrégations

Un montant total recopié à la main est faux le lendemain. Une date d'échéance saisie deux fois diverge. Un compteur mis à jour manuellement finit toujours par mentir.

Chaque fois qu'une donnée se déduit d'une autre, elle n'a pas à être saisie.

Deux façons de calculer

La formule regarde les autres champs de la même fiche. Un montant hors taxes et un taux donnent un montant TTC. Une date de signature et une durée donnent une échéance.

L'agrégation regarde les fiches reliées. Le chiffre d'affaires d'un client vient de la somme de ses factures. Le nombre de contacts d'une société vient du compte de ses contacts.

La différence tient en une question : l'information est-elle déjà sur la fiche, ou faut-il aller la chercher chez les voisines ?

Une agrégation a besoin d'une relation

C'est le point qui bloque le plus souvent. Pour totaliser les factures d'un client, il faut que les factures soient reliées à ce client. Pas qu'elles portent son nom en texte : reliées.

Si l'agrégation que vous voulez n'est pas proposée, la relation manque presque toujours en amont. Créez-la, l'agrégation devient possible.

Un champ calculé ne se saisit pas

Il n'y a pas de case à remplir. La valeur apparaît, se met à jour quand ses sources changent, et vous ne pouvez pas l'écraser.

Quand ne pas calculer

Un champ calculé dépend de ses sources. Si celles-ci sont incomplètes, il propage le trou au lieu de le signaler.

Pour une donnée qui fait foi, un prix négocié, un montant contractuel, une valeur validée par un tiers, mieux vaut un champ ordinaire que vous remplissez et qui ne bougera pas tout seul.