DRIVE
Un drive par dossier, lisible par vos agents.
Vos fichiers vivent sur la fiche qu'ils concernent, et vos agents y travaillent avec les mêmes gestes que vous.
Les fichiers vivent sur la fiche
Chaque fiche porte son drive : une arborescence de dossiers qui lui appartient. Il n'y a pas de hiérarchie parallèle à tenir à jour à côté de vos données, ni de convention de nommage à faire respecter pour retrouver une pièce.
Un même document peut être rattaché à plusieurs fiches sans être dupliqué. C'est un lien, pas une copie : le fichier n'existe qu'une fois, et il reste soumis aux droits de chacune des fiches qui le portent. Une fiche que vous n'avez pas le droit de voir ne devient jamais une porte dérobée sur ses documents.
Un document, plusieurs fichiers
Un document n'est pas toujours un fichier. Une pièce d'identité a un recto et un verso, un contrat a son original signé et ses avenants. Un document accumule ses fichiers et les garde réunis, dans l'ordre où ils sont arrivés.
Ce qui est ajouté s'ajoute : un dépôt ne renomme pas le document et ne réordonne pas ce qui était déjà là. Un fichier appartient à un seul document, ce qui évite qu'une même pièce se retrouve à deux endroits avec deux histoires différentes.
L'arborescence peut se déclarer au schéma
Les dossiers d'un métier ne s'inventent pas à chaque dossier client. Le schéma peut décrire l'arborescence attendue, et la plateforme la crée d'elle-même à la naissance de chaque fiche. Vos équipes trouvent la même structure partout, sans l'avoir recopiée.
Un champ documentaire peut aussi poser ses conditions : les types de fichiers qu'il accepte, la taille au-delà de laquelle il refuse. Le contrôle porte sur le type réel du fichier, pas sur son extension.
Vos agents ont les mêmes gestes, sous les mêmes droits
Un agent parcourt l'arborescence d'une fiche, ouvre un document et lit son contenu, crée un dossier, y range une pièce, la détache. Ce sont les gestes d'une personne, exposés à la machine, et ils passent par le même contrôle d'accès : un agent ne voit que ce que voit celui pour qui il travaille.
Le geste destructeur est isolé et traité à part. Détacher un fichier d'un document ne le détruit pas, et ce qui est supprimé part à l'archive de la fiche, d'où il se restaure.
Comment ça marche
Un client renvoie son avenant signé. Il doit rejoindre son dossier, au bon endroit, et l'agent qui prépare la revue annuelle doit pouvoir s'y référer.
Vous déposez le fichier sur la fiche, par glisser-déposer ou depuis le presse-papiers.
Il devient un document, ou une pièce de plus sur un document existant.
Le document se range dans un dossier : celui que le schéma a créé avec la fiche, ou celui que vous ajoutez.
La prévisualisation ouvre les images, les PDF, le son, la vidéo et le texte sans rien télécharger.
Un agent liste le drive de la fiche, ouvre le document et le lit, sous vos permissions.
Ce qui est supprimé part à l'archive de la fiche, et se restaure de là.
Les autres briques de ce chapitre
Lecture de documents
Vos PDF et vos scans deviennent du texte lisible.
Import en masse
Exports, bases et archives deviennent des fiches typées.
Boîte mail
Vos échanges remontent sur les fiches qu'ils concernent.
Réunions
Enregistrées, transcrites, relues depuis la fiche.
Calendrier
Vos événements à côté des fiches, en lecture seule.